אני מתעוררת מוקדם, שותה קפה בשלוקים גדולים, לוקחת את מיקה (הכלבה) לטיול הבוקר וחוזרת הישר לחדר העבודה שלי. כאן אני מנהלת דסק אופרטיבי שלם שמעניק שירותי משרד מרחוק, עם מענה למגוון עצום של סיטואציות שמתרחשות "מאחורי הקלעים" של עסקים קטנים ובינוניים.
לא פעם מנהלת המשרד ועוזרת אישית, כמוני, מכהנת גם בתפקיד היועצת. זה טבעי. בתפקידי אני נחשפת לצמתים רבים של קבלת החלטות ופועלת לתאום של פעולות ההמשך מול בעלי העסק. בנוסף, יש לי עצות ורעיונות טובים שמאפשרים למנהל או המנהלת לקבל את ההחלטה המתאימה.
הצמתים הללו והפעולות שהם דורשים מתרחשים בצמוד לעבודה השוטפת שלשמה נשכרתי: ניהול יומנים ולוחות זמנים, ניהול ספקים, חשבוניות, זיכויים, טיפול במסמכים שונים ומתן שירות לקוחות. כן, זאת עבודה שמתרחשת בישיבה מול המסך, בסביבה שנוחה לי ובלי "מנהלים" על הראש, אבל היא בהחלט דורשת משמעת, שליטה ותקתקנות יוצאת דופן. העיקר שהכל פה יהיה מסודר ובזמן.
לומדת את העסק ומייצרת שגרה ברורה
כעוזרת אישית ומנהלת שירותי משרד, יש לי אינספור משימות ומהות התפקיד שלי דינמית ומשתנה בהתאם לצרכים העסקיים של כל אחת ואחד.
אבל מעבר למיומנות לנהל את "הר המשימות" שאותה צברתי במשך שנים בתפקידים רבים, עליי לשקול בכל פעם מחדש האם אוכל לקחת על עצמי אחריות מסוימת, גם ביחס לכישוריי וגם ביחס לאופי וסגנון העבודה של הלקוח/ה שלפניי. אם נטלתי על עצמי אחריות שכזו, על שני מרכיבים לא אתפשר לעולם והם הכימיה והאמינות. בלעדיהם, כלום לא יצליח.
ברגע שאני הופכת ליד ימינם של לקוחותיי, ידי מתחילה לשמש גם כזרוע הארוכה שלהם בתוך העסק: עריכת תיאומים, תזכורות, רשימות וסידורים מול כל בעלי התפקידים בחברה ומחוצה לה מתרחשים על בסיס יומי, כאשר מלבד העשייה האדמיניסטרטיבית ישנה גם התנהלות רבה מול לקוחות החברה עצמה.
"תעשי מה שאומרים לך" אבל לא רק
יעילות בלתי מתפשרת, לויאליות שאין לזוז ממנה וכימיה מצוינת הן דרישות משמעותיות מכל מנהלת שירותי משרד ועוזרת אישית מרחוק. לפעמים זה יכלול גם את הדאגה שלי למונית שתאסוף אותך משדה התעופה ולפעמים גם הרשמה להשתלמות או הרצאה שתעניק ערך מקצועי מוסף.
מובן שכל אלה מתבססים על דיסקרטיות מוחלטת שבמסגרתה אני פורשת חסות גם על משימות קטנטנות אך חשובות כמו "תעשי לי", "תזמיני לי" או "תזכירי לי" שבעלי העסק מתמודדים איתן בשגרת היום ומן הראוי שמישהו יחשוב עליהן לעומק ויתן להן מענה מתאים.
על חשיבותן של לויאליות ודיסקרטיות
ועוד עניין "טבעי" לשגרת העבודה שלי הוא החשיפה לסודות עסקיים כמוסים ביותר להם שותפים בעלי העסק, לפעמים גם שותפים וקולגות.
חוזים, הסכמים בלעדיים, שיטות תמחור, אסטרטגיית השיווק והמכירות, תהליכי פיתוח, חשבונות בנק, תכתובות מייל – כל אלה מכילים מידע רגיש ובעל ערך עצום, שאני נחשפת אליו בתדירות גבוהה.
מכיוון שאני מתמסרת כל-כולי לקידום האינטרס של לקוחותיי, אני יודעת גם לשמור היטב על המידע הרגיש שברשותם ואפילו לשלוף מתוכו את הפתרון הבא. כן, שירותי משרד מרחוק הם בהגדרתם משרת אמון וכפי שהבנת, יש לכך סיבה טובה.
מנקה ממך את כל המטלות הקטנות
יום העבודה שלי מצריך ממני לדעת מה לעשות ומתי – לדאוג לכל עניין אישי מקביעת פגישות דרך טיפול בעניינים בירוקרטיים ועד סוגיות תפעוליות שונות. את השגרה היומית אני צריכה לארגן כך שהיא תאפשר ללקוחותיי להישאר חופשיים ככל האפשר מלחשוב ולהתעסק במטלות שפוגמות בהתקדמות העסקית שלהם.
אני צוללת לעומק הלו"ז של כל לקוחותיי, חיה את חייהם במהלך יום העבודה ויודעת בדיוק מה הם עושים בכל שעה, מה לאסוף או לתאם עבורם, באיזו שעה הם צריכים להגיע הביתה כדי להיות עם הילדים ומתי להזכיר להם שמועד חידוש רישיון הנהיגה הגיע.
אז… אני מזכירה, יועצת או בכלל מנהלת?
אני מגדירה את עצמי כמנהלת משרד, אך ההגדרה שלי תלויה גם בך. מכל עוזרת אישית ישנן דרישות שונות ובתמהיל משתנה, תחומי אחריות אחרים עליהם צריך לקחת חסות והבנייה של מערכת יחסים שתקבע האם ועד כמה אוכל להגדיל בשבילך ראש, לייעץ, לכוון, לקדם בשבילך את הצעד הבא ובקיצור, להעניק לך "שלם" שהוא גדול מסך חלקיו. כך או כך, כמנצחת התזמורת "המשרדית" שלך, אני האחראית הבלעדית לכך שהמוזיקה תתנגן תמיד בהרמוניה.
