מפגישה במשרד לשיחה דחופה עם לקוח, משם לזום עם הצוות ואז לשיחת מכירה. כל זה והשעה עוד לא 11 בבוקר. ומה עם כל החשבוניות שמחכות לך? הלידים שמתפספסים? משהו להכניס לבטן המקרקרת?
בינינו, אני יודעת מצוין איך להנדס רשימת משימות כזו ללו"ז שפוי בהרבה. אני גם יודעת איך לחלק את זמנך באופן שבו כל אחד יקבל ממך את "הפיסה הנכונה" מבלי להרגיש שחיקה.
מה שאני לא יודעת לעשות, הוא להתמודד עם הסחות דעת או אובדן פוקוס שתוקפים אותך במהלך המשימות שעליך לבצע בעצמך. אבל אל דאגה, בשביל זה יש את פומודורו.
חכמה העגבנייה הזאת
איטליה, שנות ה-80, חדרו של הסטודנט פרנצ'סקו קירילו. אף אחד לא שיער עדיין שזה התלמיד הממוצע גאון יהיה, והכל בזכות טיימר לבישול בצורת עגבנייה (באיטלקית – פומודורו) בו קירילו השתמש כדי ללמוד.
השיטה שלו הייתה פשוטה: הטיימר כוון ל-25 דקות בהן למד ברצף ועם הישמע הצפצוף, היה יוצא להפסקת ריענון בת 5 דקות וחוזר חלילה.
מחזוריות הלמידה השיגה עבור קירילו הספק יומי מרשים ואפקטיבי. כשסיים את התואר והפך למתכנת, יזם וסופר ידוע, הנחיל את שיטת פומודורו לעולם כולו מתוך הבנה שהרבה יותר קל להתרכז במשהו, אם במסגרת הזמן שניתנה עבורו אפשר להימנע מהסחות דעת.
יש לך פומודורו בעסק?
אז נכון, שיטת פומודורו קשיחה יחסית ולכן לא תתאים לכל בעלי העסקים, סביבות העבודה או סוגי המשימות. אם יש לך הפרעות תכופות בעשייה או שינויים פתאומיים שמצריכים גמישות, הטכניקה לא בהכרח תתאים לך. שווה לשאול אותי על זה כדי שאכוון אותך לשיטות ניהול זמן מתאימות יותר.
למי פומודורו כן תתאים? אם יש לך יכולת לשלוט בסביבת העבודה שלך ובעיקר אם יש בך נכונות להתאפס מחדש אחרי כל הפסקה ולהיגמל במודע מהסחות כמו פושים בנייד, כדאי מאוד ללכת על זה.
טכניקת פומודורו מומלצת למשימות יומיות שוטפות (משימות צ'ק ליסט) – עצם העובדה שיש דדליין קצוב, מכריחה אותנו לשבת ופשוט לסיים את המשימה. זה יתרון פסיכולוגי אדיר, שהרי כאשר המשימה מתפרסת על יום שלם, באופן לא מודע נרגיש צורך לדחות אותה.
גם ההפסקה היא "זריקת מוטיבציה" מצוינת – זו הטפיחה הקטנה על השכם של עצמנו בעבור הריכוז וההתקדמות בעבודה.
ובכלל, חלוקת משימות גדולות ומשמעותיות למנות קטנות ומדידות, עוזרת לנו להישאר בשליטה מלאה מבלי לאבד את הפוקוס. כך גם ניתן ללמוד על הספק וטיב העבודה שבוצעה ולהבין במה אנחנו טובים יותר ובמה דרוש לנו עוד זמן.
יאללה, מיישמים!
פומודורו קלאסי הוא במקטע של 25 דקות רציפות ללא הסחות דעת ובסיומן 5 דקות הפסקה. רגע לפני שאציג את כל סדר הפעולות של השיטה, חשוב לי לציין שאפשר להתחיל מהזמנים הקלאסיים רק לשם עיבוד הטכניקה ולהתקדם משם למקטעים שיותר מתאימים לך.
ועכשיו לביצוע:
- יוצרים רשימת משימות. אם ישנה משימה גדולה, למשל פרויקט שלוקח יומיים, יש לחלק אותו למנות יומיות ושעתיות ולצרף לרשימה היומית רק את החלק הרלוונטי.
- מעריכים את נפח העבודה הכולל – כמה זמן בסה"כ ידרשו ממך כלל המשימות.
- משתיקים את ההתראות והנייד ומכוונים טיימר ל-25 דקות.
- הטיימר צפצף? זמן לקום ולהימתח, לזוז קצת, לנשנש, להכין קפה ולחזור.
- חוזרים על כל סדר הפעולות 4 פעמים ברצף ויוצאים להפסקה גדולה של 15-30 דקות.
כמה טיפים ליישום סופר יעיל של השיטה
ההפסקה הקטנה היא לא זמן מסך!
חמש הדקות שלך מוקדשות לריענון מהעבודה ולא להתעסקות עם הנייד/ המחשב. מתי עונים למייל מלקוחה, ווצאפ מקולגה או DM באינסטגרם? בהפסקה הגדולה בלבד.
עבודת פרה-פרה
כל פומודורו (או מספר פומודורו ברצף) מוקדשים למשימה אחת בלבד. סיימת אותה? מעולה. מוחקים מהרשימה וממשיכים הלאה.
אימון עצמי
אחרי כמה ימי פומודורו אפשר להתחיל לחשב כמה פומודורו דרושים לכל משימה. זה יעזור לך להעריך זמנים באופן מדויק יותר וגם לנתח את הביצועים של עצמך.
מה שהטיימר אומר, קדוש
אין לגלוש עם העבודה לתוך זמן ההפסקה ואין לגלוש עם ההפסקה לתוך זמן העבודה.
דעתך הוסחה? יש לי טריק
עלתה לך מחשבה באמצע פומודורו והיא ממש לא נוגעת למשימה הנוכחית? כותבים אותה על דף ומניחים בצד עד להישמע הצלצול.
סבלנות בהתחלה
פומודורו היא שיטת ניהול זמן פשוטה כל כך להבנה, אבל לוקח מעט זמן עד ששולטים בה.
ברגע שזה יקרה, אני מבטיחה לך שהחרדה מלהתחיל משימות תתנער ממך, הפוקוס שלך יגבר ואיתו גם המוטיבציה. משם קצרה דרכך לשיפור כל תהליכי העבודה, קבלת ההחלטות וההתפתחות העסקית והאישית שביקשת לעצמך. ואני איתך כאן לכל אורך הדרך.
